Automatización de procesos: haz que el negocio trabaje solo.

¿Podéis publicar contenido por mí?

La automatización de procesos empieza siempre por lo que más se abandona, y en un negocio local eso es el contenido. Se empieza con ganas, se publica tres semanas y luego la cuenta se queda parada seis meses.

Nuestro sistema de marketing genera y publica con la voz de tu marca, a partir de tus fotos y tu oferta real. No inventa platos que no tienes ni promociones que no has aprobado.

Tú apruebas lo que sale. La diferencia con hacerlo a mano no es la calidad de una pieza suelta: es que el mes doce sigue publicándose igual que el mes uno.

¿Se pueden responder las reseñas solas?

Las reseñas mueven decisiones de compra y responderlas mueve reseñas. El problema es que responder treinta al mes, una por una y con criterio, no lo sostiene nadie con un negocio abierto.

Tenemos agentes que responden en Google y en TheFork con el tono de tu marca, distinguiendo una crítica que merece disculpa de un elogio que merece un gracias corto. Nada de la misma plantilla firmada treinta veces, que se nota y resta.

Las reseñas negativas se marcan para que las veas tú antes de que salga nada.

¿Hace falta cambiar de herramientas?

La automatización de procesos internos no suele necesitar software nuevo: necesita que el que ya tienes deje de pedirte trabajo manual. Que una reserva llegue al calendario, que un pedido no haya que copiarlo a mano, que un formulario acabe donde tiene que acabar.

Ese trabajo empieza siempre igual: mirando qué haces cada día y cuánto tiempo te come. Si al medirlo resulta que automatizarlo cuesta más de lo que ahorra, lo decimos y no se hace.

¿Qué NO automatizáis?

No automatizamos la atención cuando el cliente tiene un problema. Un cliente enfadado quiere una persona, y ponerle un robot delante es la forma más rápida de perderlo.

Tampoco automatizamos decisiones de precio ni nada que comprometa dinero sin que tú lo apruebes.

Y no montamos automatizaciones sobre datos que no están ordenados. Si la información está a medias, lo primero es arreglar eso: automatizar el desorden solo lo hace más rápido.

¿Cómo empieza una automatización?

Con una conversación sobre qué haces cada semana que preferirías no hacer. De ahí sale una lista corta de candidatos y se empieza por uno, el que más tiempo te devuelva con menos riesgo.

Los agentes se contratan por separado y no llevan el compromiso de tres meses del SEO continuo.

¿Cuánto tiempo se recupera de verdad?

Depende de lo que hoy hagas a mano, y por eso lo primero es medirlo en vez de estimarlo. Un restaurante que responde reseñas con criterio se pasa fácilmente dos o tres horas al mes solo en eso; publicar con constancia se lleva bastante más.

Lo importante no son las horas sueltas, es que son horas que casi nadie tiene. En un negocio pequeño esas tareas no se hacen mal: directamente se dejan de hacer, y el coste real es el mes en que la cuenta se queda parada.

Si al medir sale que automatizar una tarea cuesta más de lo que devuelve, te lo decimos y no se monta. Preferimos automatizar dos cosas que funcionen a diez que haya que vigilar.

¿Qué pasa si quiero pararlo?

Se para. Los agentes se contratan sueltos, sin el compromiso de tres meses del SEO continuo, y se pueden apagar sin que caiga nada más.

Es una condición que nos imponemos: un sistema que no se puede desconectar sin romper el negocio no es una mejora, es una dependencia. Y si algún día trabajas con otro, no queremos que el candado seamos nosotros.

¿Esto sustituye a alguien de mi equipo?

No, y cuando alguien lo plantea así solemos frenar. Lo que automatizamos son tareas que hoy no hace nadie o que se hacen a trompicones cuando queda un hueco.

Responder treinta reseñas, publicar cinco veces por semana o copiar pedidos de un sitio a otro no son puestos de trabajo: son huecos que se tapan mal por falta de tiempo.

Lo que sí cambia es en qué se usa el tiempo del equipo. Las horas que se van en tareas mecánicas vuelven a atender clientes, que es lo que ninguna máquina hace mejor que una persona.